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同一会议形成的材料为何分不同的保管期限

2011-05-04 09:24:01 本文行家:档案百科

在档案管理中,一般会认为一次活动或会议形成的文件材料其保管理期限应该相同,但《文书档案保管期限表》第1至6条,对同一会议形成的文件材料在归档时区分为不同的保管期限,这主要是根据各种文件材料的价值大小确定的。

        在档案管理中,一般会认为一次活动或会议形成的文件材料其保管理期限应该相同,但《文书档案保管期限表》第1至6条,对同一会议形成的文件材料在归档时区分为不同的保管期限,这主要是根据各种文件材料的价值大小确定的。在编制档案保管期限表时,不一定将同一职能活动形成的所有文件材料都划入同一保管期限。每一项职能活动都有其主要、核心内容,形成的文件材料有的是反映职能活动主要内容、主要过程的,有的是反映事务性活动的,价值程度不同,所以不能在保管期限的划分上同等对待,在档案管理中要特别注意。
       有的机关在对会议文件材料归档时不仅将召开会议形成的所有文件材料划入归档范围,而且在保管期限划分上采用了同一保管期限,理由是遵循会议文件材料的成套性原则,便于查找利用。其实这种观点是不对的,首先,用这种划分方法判断档案价值是不科学的,会议文件全部归档、而且全部定为相同保管期限,这是一种机械的、简单化的做法,是不符合《规定》精神的。同一会议文件材料应有重要与一般、主要与次要之分,在划分保管期限时应有所区别。其次,随着信息技术、计算机技术的快速发展,查找利用档案变得越来越便捷,基于传统手工检索的成套归档整理原则将被逐步打破,对同一会议文件材料归档并界定为不同保管期限不仅不会对查找利用带来负面影响,而且会对科学开展档案保管期限划分工作起到积极的促进作用。
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参考资料:
[1] 档案网 http://www.danganw.com
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